De afgelopen maanden hebben wij dagelijks intensief gebruik gemaakt van de Facilitator in Microsoft Teams. Dit is een AI-functie die vergaderingen ondersteunt door o.a. een transcriptie, taken toewijzen en samenvatten.

Onze ervaring is dat een bijeenkomst hierdoor gestructureerd verloopt. En dat vooral de uitwerking en opvolging na afloop minder tijd kost. Daarnaast worden taken meteen toegewezen in Microsoft To Do. En het mooiste is dat bij een dagelijks of terugkerende meeting de historie ook meegenomen wordt.

De voordelen op een rij:

• ondersteuning bij besluitvorming
• concretere actiepunten
• begrijpelijk voor niet-technische gebruikers
• bruikbaar in vrijwel elk type overleg
• directe productiviteitswinst

Nederland is een vergaderland

Vergaderen hoort bij het werk. Zeker binnen de Nederlandse overlegcultuur, waarin samenwerking en draagvlak centraal staan. We willen samen besluiten nemen, met aandacht voor verschillende perspectieven en de taken natuurlijk ‘eerlijk verdelen’.

Maar we kennen ook de keerzijde. Lange overleggen waarin het onduidelijk is bij welk agendapunt je nu bent of wat precies de tussenstand is. Ook na afloop gaat vervolgens veel tijd verloren aan verslaglegging, het terughalen van afspraken en het verduidelijken van actiepunten.

Daarom hebben we de afgelopen maanden de Facilitator-functie in Microsoft Teams intensief getest. We hebben het ingezet tijdens verschillende soorten overleggen: van korte afstemmomenten tot meer inhoudelijke meetings met meerdere deelnemers. Het doel was om te ervaren of deze AI-functie daadwerkelijk helpt om overzicht te houden, afspraken vast te leggen en tijd te besparen.

 

Minder meeschrijven, meer aandacht voor het gesprek

Tijdens een meeting maakt Facilitator automatisch een transcriptie van wat er wordt besproken. Ondertussen worden besluiten, actiepunten en samenvattingen direct vastgelegd.

Dat merk je meteen in het gesprek zelf: je hoeft minder tegelijk te luisteren én te typen. Daardoor blijft de aandacht meer bij wat er gezegd wordt. Voor veel mensen is dat precies waar vergaderen vaak onrustig wordt: je bent tegelijk aan het luisteren, meeschrijven en proberen niets te missen. Deze functie voorkomt dat dus.

Facilitator kan de agenda bewaken:

• agenda detecteren
• agendapunten in tijdvakken opdelen
• timers starten

Bij het starten van de meeting typ je: @Facilitator: Bewaak de agenda en stel timers in per onderwerp. Tijdens het onderwerp zegt Facilitator dan bijvoorbeeld: “Nog 2 minuten voor onderwerp: ‘Budget 2026’.”

✔ meer aandacht voor de inhoud van het gesprek
✔ automatische vastlegging van besluiten en samenvattingen
✔ agenda bewaken en tijd managen

 

Actiepunten verdwijnen niet meer in losse notities

Tijdens de testperiode merkten we vooral hoe praktisch het is dat actiepunten direct gekoppeld kunnen worden aan personen. Zodra tijdens een overleg een taak werd benoemd, verscheen die direct gekoppeld aan de juiste deelnemer en werd deze automatisch zichtbaar in Microsoft To Do.

Praktisch voorbeeld
Iemand zegt tijdens de meeting: “Rob, wil jij het nieuwe prijsmodel uitwerken?”
Jij kan meteen in de chat typen: @Facilitator: Maak een taak ‘Prijsmodel uitwerken’ voor Rob, deadline komende vrijdag.”
Facilitator zet de taak dan automatisch in het meetingplan, zonder handmatige acties.

Daardoor werd meteen duidelijk wie wat oppakt.
Vooral bij terugkerende overleggen werkte dat prettig. Want bij een volgende meeting zagen we direct welke acties nog openstonden en waar eerder afspraken over waren gemaakt.

✔ actiepunten direct gekoppeld aan personen
✔ automatische verwerking richting Microsoft To Do
✔ volgend overleg start sneller vanuit bestaande context

Ook handig als iemand later aansluit

Wat ook verrassend praktisch werkte, was het moment waarop een van onze IT-partners later aansloot terwijl een deel van de agenda al besproken was. Normaal kost dat al snel extra tijd, omdat besluiten of context opnieuw moeten worden toegelicht. In dit geval hoefden we alleen een korte vraag aan Facilitator te stellen om direct een samenvatting te krijgen van wat al was besproken.

Live notulist
Facilitator werkt als een ‘live notulist’. Je kunt continu vragen stellen tijdens de vergadering. Tijdens één van onze overleggen vroeg iemand: “Wat was het besluit over de Q4‑campagne?”
We typten in de meetingchat: @Facilitator: Wat hebben we besloten over de Q4‑campagne? En Facilitator gaf direct het relevante antwoord. Inclusief bronmomenten.

Daarnaast bleek het achteraf fijn te werken. Want bij het terugzoeken van besluiten of openstaande vragen hoefden we niet door volledige notities of transcripties heen, maar konden we snel terugvinden wat relevant was.

✔ snelle samenvatting zonder herhaling in het overleg
✔ besluiten direct terug te vinden
✔ minder tijdverlies bij instromen of terugkijken

 

 

De grootste winst van Facilitator merkten we vooral na afloop:
minder uitwerken, sneller overzicht en direct gekoppelde actiepunten.

 

Wanneer haal je er het meeste uit?

De AI-functie werkt het best als transcriptie aanstaat en de meeting een duidelijke agenda heeft. Dan kan Facilitator beter onderscheiden wat belangrijk is.

Andere aandachtspunten

Het blijft het verstandig om notities altijd even kort na te lopen. AI helpt veel, maar het puntje op de i zetten blijft mensenwerk. Daarnaast is Facilitator nog niet beschikbaar in externe vergaderingen en je hebt een Microsoft 365 Copilot‑licentie nodig.

✔ duidelijke agenda geeft betere output
✔ korte controle achteraf blijft verstandig
✔ Microsoft 365 Copilot‑licentie nodig

 

Een AI-functie waar iedere medewerker direct mee kan werken

Veel AI-functies voelen voor organisaties nog groot of technisch. Juist daarom was het interessant om te ervaren hoe een toepassing werkt die direct aansluit op iets wat iedere organisatie al dagelijks doet: overleggen.

In onze test merkten we dat deze AI-functie juist laagdrempelig werkt, omdat het binnen het bestaande werkproces blijft. Er hoeft geen aparte tool geopend te worden en deelnemers hoeven hun manier van vergaderen nauwelijks aan te passen. De ondersteuning ontstaat tijdens het gesprek zelf, op een moment waarop tijdwinst direct merkbaar is.

Wat daarbij vooral herkenbaar bleek: de meerwaarde zit in kleine praktische momenten. Even terughalen wat al besproken is, controleren welke actiepunten openstaan of snel een samenvatting maken voor collega’s of management.

Best practices om goed te starten

Omdat we deze AI-functie in de praktijk intensief hebben getest, hebben we ook gekeken wat helpt om er vanaf het begin goed mee te werken. Vooral bij teams met veel terugkerend overleg merkten we snel waar de meeste winst zit: duidelijke afspraken, transcriptie actief gebruiken en na afloop bewust terugvragen op openstaande punten.

 

Microsoft Copilot-licentie

Voor gebruik van deze AI-functie is wel een Microsoft Copilot-licentie nodig. Wie ermee wil starten, doet er goed aan vooraf te bekijken welke licenties binnen de organisatie al beschikbaar zijn en hoe deze functie past binnen bestaande werkprocessen.

Neem contact op met een Justins-partner uit jouw regio, zodat we kunnen helpen bij de juiste inrichting en licenties.