Vaak is de enige manier om contactpersonen van het ene e-mailsysteem naar MS Outlook over te zetten, een export/import-actie. En dat is vaak een gedoe omdat de indeling van het export csv-bestand anders is dan dat Outlook die verwacht. Dit heeft te maken met regionale instellingen. Dit komt erop neer dat in het export .csv-bestand puntkomma’s staan om gegevens te scheiden, terwijl Outlook een komma’s verwacht.

Maar, met een paar extra stappen zijn de geëxporteerde contacten alsnog in MS Outlook te importeren:

• Importeer het csv-bestand in MS Excel door een nieuw werkblad te openen en via Gegevens > Gegevens ophalen.
• Verwijder een eventuele kopregel die MS Excel toevoegt, zodat de eerste regel de veldnamen van het export-bestand laat zien.
• Je ziet daaronder per regel een te importeren contact.
• Staan er ‘verminkte’ contacten in, verwijder deze dan.
• Staan er lege kolommen in het bestand, verwijder deze dan.
• Komma’s in de data geven problemen. Selecteer de hele tabel met contacten en vervang eventuele komma’s door een streepje of door niets.
• Als tekstvelden met spaties door apostrofs bij elkaar worden gehouden, vervang deze dan door dubbele aanhalingstekens.
• Exporteer het werkblad met de contacten als .csv met komma’s als lijstscheidingstekens.
• En dan begint vaak de ellende, want het bestand wordt (als je een Nederlandse versie van Excel gebruikt) opgeslagen met puntkomma’s als scheidingstekens. Wij hebben het op allerlei manieren die we op internet vinden geprobeerd, maar niet voor elkaar gekregen om een .csv met komma’s uit Excel te exporteren.
• Er zit dan niets anders op dan het uit Excel geëxporteerde bestand te openen in Notepad of een andere basic teksteditor en de puntkomma’s te vervangen door komma’s.
• In MS Outlook ga je naar Bestand > Openen > Importeren/Exporteren > Gegevens uit een ander programma of bestand importeren > Kommagescheiden waarden.
• Klik Bladeren… om het te importeren .csv te selecteren, klik Volgende en selecteer de map Contactpersonen om daar de nieuwe contacten in te zetten
• Klik Aangepaste velden toewijzen om de velden in het export-bestand op de juiste manier te mappen met de velden in MS Outlook.
• Klik Voltooien en de contacten worden geïmporteerd.

Het succes van een export/import-actie om je contacten naar MS Outlook over te zetten, hangt dus af van de kwaliteit van het export-bestand. Als de velden netjes zijn ingevuld en gescheiden door komma’s gaat de import in 99% van de gevallen goed.