We horen het best vaak: “Onze IT doet het toch gewoon?” En dat is natuurlijk fijn. Maar als je iets dieper kijkt, blijkt dat er ongemerkt toch veel tijd weglekt. Kleine dingen, die samen flink aantikken. Denk aan zoeken naar documenten, opnieuw inloggen, of steeds wisselen tussen verschillende programma’s.

De stille tijdslurper: schakelen tussen programma’s, tabs en meldingen
Volgens onderzoek van Qatalog en Cornell University (gepubliceerd via Harvard Business Review) schakelt een gemiddelde kantoormedewerker zo’n 1.200 keer per dag tussen programma’s of schermen. En uit ander onderzoek van Pegasystems blijkt een vergelijkbaar aantal: meer dan 1.100 keer per dag. Dat is elke halve minuut je aandacht verleggen. En dan moet je telkens weer even ‘omschakelen’ in je hoofd.

Want het gaat niet alleen om de klik van de ene naar de andere app. Je brein moet zich telkens opnieuw oriënteren: wat was ik ook alweer aan het doen? Waar was ik gebleven?

In het onderzoek werd gemeten wat het kost om na een wissel weer verder te kunnen. Gemiddeld is dat iets meer dan twee seconden per keer. Tel dat op bij 1.200 wissels per dag, en je komt uit op ruim 40 minuten per dag. Per week is dat zo’n 3,5 tot 4 uur aan verloren tijd per medewerker. Gewoon doordat systemen niet goed samenwerken en we steeds opnieuw onze focus kwijt zijn.

 

En dan hebben we het nog niet over zoekstress
Je herkent het vast wel: je zoekt dat ene document waarvan je zeker weet dat je het gisteren nog hebt gezien. Maar stond het nou in de mail, in Teams, of toch in die gedeelde map? Voor je het weet, ben je weer vijf minuten verder. En je hebt het nog steeds niet gevonden.

Volgens onderzoek van Qatalog gebeurt dit vaker dan je denkt. Gemiddeld zijn medewerkers 59 minuten per dag kwijt aan het zoeken naar informatie in verschillende systemen. Dat is bijna een volle werkdag per week.

En dat is nog zonder de frustratie van wachtwoorden die je wéér kwijt bent, handmatig dezelfde gegevens in meerdere systemen zetten of pop-up meldingen.

Al die micro-momenten lijken klein, maar ze stapelen zich op. En ze kosten meer dan je denkt. Voor een team van 10 medewerkers ben je dan al snel tientallen werkuren per maand kwijt. Tijd die je beter zou kunnen besteden aan het werk zelf.

 

Wat wij vaak horen van MKB-klanten
Bij Justins werken we veel voor organisaties tussen de 10 en 50 medewerkers. Vaak zie je daar een groeiende druk op IT zonder dat daar een structurele oplossing tegenover staat. Het zijn bedrijven die ooit prima uit de voeten konden met losse tools, maar inmiddels merken dat de werkwijze niet meer past bij hoe ze nu werken.

Nieuwe collega’s moeten op dag één al in vijf verschillende systemen inloggen. Documenten zijn lastig te vinden. En als iemand met vakantie is, is het een raadsel waar bepaalde informatie staat.

 

Hoe los je dat op?
Daarvoor hoef je gelukkig niet alles om te gooien. In veel gevallen gebruik je de juiste middelen al. Ze moeten alleen slimmer op elkaar worden afgestemd.

Bij Justins richten we dat in als één centrale werkomgeving: Justins Workspace. Een digitale omgeving die logisch werkt voor jouw team, waarin alles samenkomt: e-mail, documenten, planning, communicatie en klantinformatie.

Je logt één keer in en alles wat je nodig hebt is direct beschikbaar. Dat scheelt niet alleen klikken, maar vooral ook zoeken, schakelen en frustratie.

 

Een concreet voorbeeld uit de praktijk
Een van onze klanten, een groeiend adviesbureau met 18 medewerkers, liep ertegenaan dat iedereen zijn eigen manier had van werken. Sommigen gebruikten Teams, anderen WhatsApp. Offertes stonden verspreid over Dropbox, mail en een lokale schijf.

Nieuwe collega’s deden er minstens een week over om een beetje wegwijs te worden.

We hebben daar een centrale werkomgeving ingericht met Microsoft 365, waarin alle documenten en communicatie op één plek samenkomen. Nu staat alles overzichtelijk in één dashboard.

Het resultaat? Nieuwe medewerkers loggen in en kunnen meteen aan de slag. Ze gaven aan dat ze het gevoel hebben “veel minder te moeten zoeken” en “meer gedaan te krijgen in minder tijd”.

 

Waarom dit meer is dan alleen IT
Dit soort verbeteringen gaan niet alleen over techniek. Het gaat om hoe mensen werken, hoe ze samenwerken en hoeveel energie het kost om de dag door te komen. Als systemen logisch zijn ingericht, merk je dat direct terug in het werkplezier.

Mensen voelen zich competenter, minder gefrustreerd, en hebben meer ruimte om hun werk goed te doen. En dat straalt af op het hele team. IT hoort ondersteunend te zijn. Niet iets dat je erbij moet ‘managen’.

Bij Justins geloven we dat slimme IT begint bij de werkvloer. Wat hebben jouw mensen nodig om lekker te kunnen werken?

 

Benieuwd hoeveel tijd dit jouw team kan opleveren?
We denken graag met je mee. Je kunt ons altijd even bellen of een berichtje sturen. Dan kijken we samen waar winst te halen valt in de werkdag van jouw medewerkers.