Zijn ze er nog? Kantoren waar veel met dossiers, formulieren en documenten wordt gewerkt? Daar wordt vaak een clean desk policy gevoerd. ‘s Morgens met een schoon bureaublad beginnen en ‘s avonds alles weer netjes opgeruimd in de kast. Dat heeft een aantal voordelen. Het bureau kan makkelijk worden schoongemaakt, spullen raken niet gauw kwijt, informatie blijft vertrouwelijk, documenten zijn veilig opgeborgen en makkelijk terug te vinden. Ook voor medewerkers is zo’n opgeruimde werkplek fijn. Het zorgt ervoor dat ze minder snel zijn afgeleid en dat ze beter kunnnen focussen op waar ze aan werken. Daardoor zijn ze productiever.
Even terzijde: Er zijn ook mensen die roepen dat ze het best gedijen in een rommelige omgeving. Die hebben een hekel aan opruimen, of ze hebben een creatieve geest. Rommel maakt deze mensen oplossingsgericht en laat ze vernieuwend denken. Zet creatieve mensen daarom liever niet achter een opgeruimd bureau. Geef ze een atelier, een whiteboard of ergens anders de ruimte waar ze zich kunnen uitleven. Een bureau is bij voorkeur overzichtelijk ingedeeld, opgeruimd en ingericht voor productiviteit.
Datzelfde geldt voor het bureaublad van een computer of een laptop. Je kunt zonder al te veel moeite je desktop volbouwen met een woud van documenten, favoriete links en programma’s. Onder de startknop heeft Microsoft dit alvast voor je gedaan. Aan de programmategels, waarvan de meeste nooit worden gebruikt, zijn nieuwsberichten, mappen, links naar Office, Netflix, Microsoft Store, foto’s, de weersverwachting en Solitaire toegevoegd. Kortom, de vraag “wat zullen we vandaag eens gaan doen?” is nog niet zo 1-2-3 beantwoord. Een vol bureaublad in combinatie met een overdadig startscherm geeft een luxe gevoel van veel mogelijkheden, maar geeft ook veel prikkels. Het maakt zoeken naar relevante apps en documenten alleen maar moeilijker. Dit leidt natuurlijk af van waarvoor medewerkers hun workstation aanzetten, namelijk om hun werk te doen.
Wij zijn daarom voorstander van een clean desktop policy. Zet in de werkomgeving van je medewerkers de apps, documenten en communicatiekanalen die ze nodig hebben om hun werk te doen. In tegels, links en lijstjes overzichtelijk en netjes gerangschikt bij elkaar. Dat geeft structuur, houvast en leidt niet af. Medewerkers kunnen terugvinden waar ze aan werken en snel reageren op berichten. Ze krijgen daardoor meer voor elkaar, wat uiteindelijk meer plezier en voldoening geeft.