Wij hebben al heel wat intranetten langs zien komen. Sommige worden veel gebruikt, sommige weinig. Dat laatste is jammer, want bedrijven investeren vaak veel tijd en geld in zo’n interne website. Een intranet is er speciaal voor ingericht om medewerkers met de organisatie te verbinden. Wat kan er mis zijn als dat niet wordt bezocht? Hier volgen 7 eigenschappen waaraan een succesvol intranet volgens ons voldoet.

1. Over de opzet van een intranet is nagedacht. Een intranet om het hebben van een intranet werkt niet. Dat is hetzelfde als een auto kopen, zonder enig idee wat je ermee wilt doen. Dat kost veel, staat leuk, maar je hebt er niets aan. Begin altijd met te bedenken voor wie het intranet is bedoeld, wat wil je ermee bereiken en hoe ga je dat doen.
2. Het intranet is een platform voor de hele organisatie. Laat het maken en inrichten van een intranet geen feestje van alleen ICT en HR zijn. Het is er vooral om medewerkers te informeren, te binden en te boeien. Een intranet weerspiegelt daarom de hele organisatie. Alle afdelingen inclusief het management moeten er actief aan willen bijdragen.
3. De content is relevant voor de bezoekers van het intranet. Kattenfilmpjes zijn erg leuk en onderhoudend, maar vaak niet zo bruikbaar op de werkvloer. Relevante content biedt bruikbare informatie, beïnvloedt perceptie of imago, en zet aan tot een vooraf bepaalde actie. Deze aspecten kun je ook makkelijk meetbaar maken voor de evaluatie van het intranet.
4. Een intranet is binnen de werkomgeving geïntegreerd. Het biedt voor medewerkers immers handvatten om hun werk goed te doen. Denk aan de interne kennisbank, het kwaliteitshandboek, procedurebeschrijvingen, incidenten-dashboards, productie-forecasts enz. Ook bij het on-boarden van nieuwe medewerkers is het erg handig als zij informatie over de organisatie, afdelingen en collega’s bij de hand hebben.
5. De look-and-feel past bij de identiteit van de organisatie. Zorg ervoor dat het intranet geen afzonderlijk hoekje in de online bedrijfsomgeving wordt met een eigen dynamiek en uitstraling. Een intranet volgt de huisstijl van de organisatie, spreekt haar taal en is voor medewerkers herkenbaar in structuur en opbouw. Op die manier draagt een intranet bij aan het wij-gevoel dat veel organisaties nastreven.
6. Een intranet is interactief en persoonlijk. Geef medewerkers de ruimte om te reageren op berichten en stel ze in de gelegenheid om zelf content voor het intranet aan te leveren. Laat zien welke medewerkers deel uitmaken van de organisatie, op welke afdeling ze werken en wat ze doen. Stimuleer dat mensen met elkaar in discussie gaan op een manier die bijdraagt aan het succes van de organisatie.
7. Het intranet is buiten werktijd en kantoor ook toegankelijk. Daarvoor is het responsive of als mobiele app vormgegeven. Medewerkers kunnen het intranet op hun telefoon of iPad gebruiken, bijvoorbeeld om zich ziek te melden of die aardige jongen van het magazijn een berichtje te sturen. Met een mobiel toegankelijk intranet betrek je ook medewerkers in de buitendienst of collega’s die niet achter een computer werken bij de ontwikkelingen in je organisatie.

Justins Workspace integreert in een online IT-werkomgeving intranet-functionaliteit waarin deze 7 eigenschappen naar voren komen. Neem contact op als je wilt weten hoe we die integratie voor jouw organisatie kunnen realiseren.